物业公司痕迹管理的主要内容



一
应急处理


对于在管区域内，发生的突发意外事件，物业公司应按照相关规定进行处理，并记录相关情况。


包括：


1、事件类别；2、事件说明；3、事件发生时间；4、时间发生原因；4、时间处理办法；6、处理人；7、处理结果；8、相关照片证明。


二
劝阻管理

对于没有执法权的物管企业来说，在遇到违规事项时要履行劝阻义务，并记录相关情况。


包括：


1、违规类型，2、违法违规行为，3、主管部门，4、认定依据，5、处理处罚依据，6、违规对象，7、违规发生时间，8、违规描述，9、违规影像资料，10、处理时间，11、处理人，12、执行描述，13、处理状态，14、改正状态，15、劝阻结果。


这是一个全流程下来的劝阻管理，并且要在每一个环节进行记录，对于勒令 改正但到时间不改正的，按照相关约定处理。

三
报修管理

对于业主报修，物业公司一定要注意的是报修处理的及时性以及报修进度，物业杂事多，可能转身就把业主的报修给忘记了，或者可能安排的相关的师傅过去但是师傅有事忘记了，后续就没有跟进了。所以报修管理，是很重要的，从流程上来说，报修管理都需要记录什么呢？

包括：


1、报修人，2、报修事项，3、是否涉及收费，4、报修时间，5、指派维修人，6、维修注意事项，7、维修进度，8、维修结果，9、业主满意度评价。


如果把这9个事项都流程化进行，那些来不及分配的、分配了没来得及做的、做了不知道业主满不满意的报修事项，就能很快被发现并解决。

四
催缴记录

常见的物业费催缴方式一般有：单元门贴通知、业主家门贴通知，发短信、发微信、打电话等等。而很多物业企业对于催缴行为并没有作为一个记录留存，催缴记录都有什么作用的？首先是延长“诉讼时效”，民间借贷的诉讼时效是3年，超过诉讼时效的法院则不予支持，而通过催缴记录也可以一定程度的延长诉讼时效。那么催缴记录都需要记录什么东西呢？

1、催缴事项；

2、催缴对象；

3、催缴时间；

4、催缴证明（图片、视频、系统记录）。


尤其是催缴证明，是在什么时间进行的催缴行为，需要相关的举证，比如在贴完单元门通知单后即刻拍照留存，使用可以有时间地点水印的相机软件进行拍照。

五
巡检巡逻记录

巡检是物业的一项很重要的工作，巡检记录的重要性也不必多赘述。

包括：


1、巡检、巡逻项目，2、巡检、巡逻注意事项，3、巡检、巡逻记录（图片文字、文字说明），4、巡检、巡逻人，5、换班记录。


六
工作记录留痕

包括：


1、日常工作任务轨迹留痕；

2、工作资料及时记录归档；

3、小区事项、特殊约定记录。


七
交接留痕

包括：

1、工位职责任务交接；
2、档案资料交接；
3、工作记录交际；
4、交接人确认。
END

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