项目管理中的工作汇报和会议召开

本文总结了《网易一千零一夜》中两篇文章的内容。因为我觉得对我很有用。在实际工作中，我需要向领导汇报工作，召开会议与同事沟通要解决的问题。通过这项研究，我发现我以前做事的方式是多么模仿！我希望向一线互联网公司的大牛们学习，提高他们的专业水平。因此，本文有两个主题：一是如何汇报工作，二是如何召开会议。

说到工作报告，人们经常会想到各种各样的轰炸电子邮件。这种报告有很多常见的问题，比如觉得这段时间（月、周）觉得自己什么都没做，没什么可写的，拿起笔不知道该写什么；例如，写的内容是干燥的，比如记住账户；对于真正重要的信息，没有清楚地表达，比如项目的状态？风险可控吗？

重新审视工作报告的目的，我们发现其目的实际上有三个方面。首先，工作报告的目的是了解相关人员，明确告知相关个人、项目和团队的状态、问题和风险；其次，通过工作报告积极寻求帮助，而不是隐藏，如燃烧眉毛花几倍的成本；最后，工作报告是一种自我审视，因为时间管理是目标管理，不能每天三省，至少一周一省，这是一个难得的自我交流机会。

工作报告有三种方法，适用于不同的场景：个人工作周报、团队工作周报和项目状态报告。

不要做典型的流水账式周报。这个周报只记录了你过去做了什么。这样的个人周报没有附加值。项目经理推荐的周报内容如下：

作为团队的Leader，需要向上级领导和相关部门发送本工作组的周报。团队周报应关注结果和计划，而不是个人微观事件总结。计划的时间跨度可以从1个月到3个月不等。

项目状态报告分为项目日报、项目周报、项目月报三类。

项目日报是一个紧急问题/项目报告，如重点项目、在线问题、重大客户投诉等。其目的是让更多的项目相关者了解情况，并在处理问题的过程中寻求帮助。

典型的项目周报分为项目概况和项目细节，如下图所示：

阅读周报的人可以用项目天气一眼看到项目的整体情况:

项目集周报适用于同时管理多个项目。PM，下表是项目集周报的内容和形式的例子:

适用于向高级领导和客户报告项目状态。高水平、一般性地介绍项目相关信息。一般来说，受众是公司和部门的领导者，因此报告需要涵盖他们感兴趣的领域。下图是项目月度报告中包含的典型内容。左侧的整体状态包括成本预算消耗、项目质量、产品发布截止日期、项目转移进度、需求变化、风险状态和设备。绿色是正常的，黄色是风险，红色是关注和决策，每个项目都是一个超链接，可以提供更详细的具体页面

说完报告，我们再来看看会议。我觉得除了工作报告，大家最不喜欢的就是开会，总是睡觉或者低头玩手机说 ** 。项目管理绝对不是各种繁琐的会议。如果我们掌握了正确的开会方式，我们就能提高效率。

并不是所有的事情都适合通过即时通讯工具或电子邮件进行交流。人与人之间的面对面交流通常是一种非常有效的方式。这种交流方式的带宽相对较高，信息更全面。因此，我们应该明白，召开会议的意义在于解决问题，做出决定，建立相互信任。

只要搞清楚我们开会的目的，其他的事情就迎刃而解了。开会的目的有三个：

真正需要参加会议的人应该被邀请，也就是那些能够帮助你实现会议目标并为会议问题提供各种意见的人：

参与会议筹备全过程的负责人应利用获得的信息制定议程，优先考虑会议目的，其次是参与者。

会议一开始就进入主持状态，明确说明会议目的、所有需要讨论的问题和会议步骤。按时开会，严格按照议程主持会议不要在会议开始时谈论与会议议程无关的话题。

按时结束会议有助于保证会议的效率，也有助于与会者安排下一步工作。他们也会很高兴有以下技能来确保会议按时完成：

会议结束用来解释会议已经达到的真正目的。总结重申会议:

会议记录员应记录所有重要内容，如关键问题、主要观点、决策、会后各自的责任，包括责任人及其完成任务需要多长时间。

会后必须形成会议纪要，记录沟通和行动计划，包括三个因素：什么，谁，什么时候完成：

最后，以纪要的形式将沟通和行动计划发送给所有参与者和相关人员，让没有参加的人知道会议发生了什么。